一、编制说明
      （一）编制目的
为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进学校档案工作的科学化管理，充分发挥学校档案工作的作用，使之更好地为学校的各项工作服务，特编制本方案。
      （二）编制原则
      1.本方案的编制以国家教育部颁发实施的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案规范》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，所规定的各项内容应符合高等学校档案工作的实际，具有较强的科学与适用性。
      2.类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，一般不随意改变。相对于《高等学校档案实体分类法》本表增设了声像、实体和人物3个特殊类型档案一级类目。
      3.类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑的原则，充分考虑学校档案记述和反映事物属性与形式的不同。做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。
      （三）体系结构
      本方案由编制说明、主表和各门类档案编制三部分组成。
      编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号等若干重要问题的解释。
      主表由类目、标识符号、注释等组成。
      各门类档案档号编制包括档号的编制原则、结构、模式和标识。
      1.一级类目的划分
      一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据高校现有档案门类和发展的需要，参照《高等学校档案实体分类法》确定为十个一级类目，三个特殊类型档案一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
      十个一级类目
      DQ 党群
      学校党群部门和各单位在党群工作中形成的文件材料。
      XZ 行政
      学校行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
      JX 教学
      学校教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
      KY 科学研究
      学校科研工作管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
      CP 产品生产与科技开发
      学校校办产业部门、企业和有关单位在产品生产、科技开发管理活动中形成的文件材料。
      JJ 基本建设
      学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
      SB 仪器设备
      学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节的文件材料。
      CB 出版
      学校出版工作管理和出版业务活动中形成的文件材料。
      WS 外事
      学校外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
      CK 财会
      学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

     三个特殊类型档案一级类目
      SX 声像
      反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。
     SW 事物
      学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、党和国家领导人以及来宾来校视察、访问时题写或赠送的字画、学校教职工创作的获省、市级以上奖励的书画作品、学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省、市级奖励的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物。
      RW 人物
      学校历任院级领导干部、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。
      一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“XING ZHENG”（行政）的简称。
      2.二级类目的设置和标识
      二级类目是对一级类目的细分。一般根据某一门类档案的形成规律和特点，结合档案反映的内容进行设置。根据《高等学校档案实体分类法》二级类目的设置原则，学校十三类档案全部设为二级类目。
      二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”其余二级类目依次层累为12，13，……99，但10，20……等带“0”的数字不用。
      3.三级类目的扩展和标识
      根据《高等学校档案实体分类法》三级类目的设置原则和学校档案工作的特点，部分二级类目下设三级类目。
      三级类目的标识方法和符号与二级类目相同。
      （四）档案实体的排架
      为维护档案的整体性和检索方便，根据《高等学校档案实体分类法》关于档案实体排架的规定，学校档案排架不考虑保管期限，但排编档号前，在不影  响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。档案排架按年度——一级类目横向排列。
      （五）关于交叉问题的处理
      各门类档案关系密切的管理性文件处理的原则是：除涉及全校，全局的外，一般归人相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，但要按规定内容在纸质载体、不同声像载体之间进行参见。


二、主  表
     （一）DQ 党群类
      11．党务综合类
      分党委、总支、直属支部综合材料入此。
      12．纪检
      监察工作材料入此。
      13．组织
      党校工作及离退休干部材料入此。
      14．宣传教育
      学校思想政治教育工作文件材料入此。
      15．统战
      民主党派、政协委员、人大代表材料入此。
      16．工会
      教职工代表大会、妇女工作、“三育人”材料入此。
      17．团委
     （二）XZ 行政类
      11．行政综合类
      学校评估、校史、教代会等材料入此。
      12．人事
      师资培养、离退休工作材料入此。
      13．审计
      14．武装保卫
      15．总务、后勤
      16．档案、图书
      （三）JX教学类
      11．综合
      教职工及学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖、重点学科建设、本专科联合办学、学生工作管理材料入此。
      12．学科与实验室建设专业设置入此。
      13．招生
      14．学籍管理
      15．课堂教学与教学实践
      16．学位
      17．毕业生
      毕业生信息反馈工作入此。
      18．教材
      （四）KY 科学研究
      11．综合
      科研管理、学术活动材料入此。
      12．按科研项目设置类目。
      （五）CP 产品生产与科技开发
      11．综合
      校办产业和科技开发工作管理性材料入此。
      12．按产品种类或项目设置类目。
      （六）JJ 基本建设
      11．综合
      基建工作管理材料入此。
      12．按单项工程设置类目。
      （七）SB 仪器设备
      11．综合
      仪器设备及国有资产管理材料入此。
      12．按仪器设备种类设置类目。
      （八）CB 出版类
      11．综合
      12．校报
      13．刊物
      14．书稿
      15．音像
     （九）WS 外事类
      11．综合
      12．出国（境）
      13．来校
      14．国际合作与会议
      15．外国留学生工作
     （十）CK 财会类
      11．综合
      12．会计报表
      13．会计帐簿
      14．会计凭证
      15．工资清册
      奖金、奖学金、助学金发放名册入此。
   （十一）SX 声像
      12．照片
      13．录音带
      14．录像带
      15．幻灯片
      16．磁盘
      17．影视胶片
      18．缩微胶片
      19．光盘
   （十二）SW 实物类
      12．奖状、荣誉证书
      13．奖杯、奖牌、锦旗
      14．礼品、纪念品
      15．字画
      16．印章
      17．其他
  （十三）RW 人物类
      12．按人物姓名设置类目