第一章  总   则

第一条  为加强学校的档案工作，充分发挥档案在学校教育事业发展中的作用，使之更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》、国家教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称的学校档案是指学校在教学、科研、管理等活动中直接形成的，对学校和社会具有史料和研究价值，有参考或凭证作用的各种文字、图表、声像等文件材料和实物。

第三条  档案工作要纳入学校的发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员的职责，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学校档案实行集中统一管理，在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。学校档案馆与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络，各归档文件整理单位在学校档案馆的监督、指导下开展各项档案工作。

第五条  全校教职工有保护和利用开放档案的义务和权利。

第六条  学校档案工作要实行科学管理，逐步采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第二章  体制与机构设置

第七条  学校档案工作在校长领导下进行，由一位副校长分管。各归档文件整理单位的档案工作由一位负责人分管（课题组由课题组长负责），并确定适当的专（兼）职干部具体承办。学校各级领导干部和档案管理人员要主动接受档案管理部门的指导、监督与检查。

第八条  学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，在学校和上级业务主管部门的领导下，负责学校档案的永久保管与利用，并对各单位档案工作进行监督和指导。情况特殊的部门经学校批准后，可设立专门档案馆，专人负责管理本部门未移交的临时档案。

第九条  学校各部、处、院、所、馆、中心、工会、团委、党总支、直属部门、附属单位和课题组、校办产业部门及其下属各经济实体、基建处及其各承包单位、出版社及其出版刊物的学校和单位均为归档文件整理单位。学校实行由各归档文件整理单位文件材料形成或文书处理部门及课题组预立卷归档制度。

第三章  档案工作的任务

第十条  学校档案馆的基本任务

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，规划全校档案工作；

（二）制订（修订）学校档案工作规章制度，监督、指导、检查规章制度的执行情况；

（三）负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计工作；

（四）开展档案的开发和利用工作；

（五）参加信息工作整体化建设，负责编研档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动，领导和组织学校档案管理网络工作的各项活动；

（七）培训全校档案工作人员，组织开展档案工作的评优活动；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）负责检查、监督档案的保密与安全；

（十）完成学校领导交办的其他任务。

第十一条  各归档文件整理单位的基本任务

（一）认真执行档案管理的法律、法规和学校档案工作的规章制度；

（二）负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用（限有保管利用任务的归档文件整理单位）等环节的工作，保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性；

（三）主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查，按归档时间向学校档案馆移交档案；

（四）注意保密，确保文件材料的安全。

第四章  档案工作人员

第十二条  学校档案管理部门应配备政治可靠、具有专科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理、数量充足的档案工作人员。

第十三条  档案管理部门的专职档案工作人员和各归档文件整理单位配备的专（兼）职档案工作人员，在一定时期内应保持相对稳定。

第十四条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的政策，严格遵守《高校档案工作制度》，热爱档案工作，忠于职责，勇于创新，埋头苦干，严守机密，全心全意为人民服务。

第十五条  档案工作人员要认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其他自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

第十六条  档案工作人员属专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任制，各单位要加强对档案工作人员的教育、培养和考核。

第十七条  档案工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。

第五章  经费、馆舍、设备

第十八条  学校档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算，统筹解决。

第十九条  学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、监控等设施。

第二十条  学校根据工作需要，有计划地为档案馆添置必要的存储和利用设备，逐步实现档案管理的现代化。

第六章  档案的收集和归档

第二十一条  学校档案收集的范围是《高等学校档案工作规范》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料（包括相应必要的电子文件），以及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物。

学校规定不归档的材料，禁止擅自归档。

第二十二条  各归档文件整理单位必须按照国家有关规定，依据学校档案工作规章制度，对应当归档的各类文件材料、物品进行积累、整理组卷，按要求及时向学校档案馆移交，任何部门或个人不得以任何理由不予移交，更不得据为己有。

第二十三条  学校相关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知学校档案馆的工作人员参加，以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收，不得申报成果。

第二十四条  归档的文件材料应质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范书写材料，声音、图像清晰（配有文字材料）。

第二十五条  归档时间：党政、教学、出版、外事和能按年度归档的各类综合性文件在第2年3月底以前归档；科研课题档案在鉴定验收后2个月内归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档；产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定（或验收）后2个月内归档，因某种原因使工作中断的产品，应在中断后2个月内归档；基建项目档案在验收后2个月内归档；设备档案在验收完毕投入使用后2个月内归档，引进设备在索赔期满后2个月内归档；财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管1年，于第2年3月底前归档；声像档案在完成制作后3个月内归档；实物档案在收集后3个月内归档；电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第二十六条  接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。

第七章  档案的管理与利用

第二十七条  学校档案馆应根据国家教育部的规定，编制学校档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号组卷，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

第二十八条  学校档案馆应建立健全各项规章制度，按规定开展档案的接收、整理、保管和利用工作。

第二十九条  学校档案的保管期限规定为永久、长期、短期 3 种。永久为无限期保存；长期为 30 年；短期为 10 年。

第三十条  对保管期满的档案，学校档案馆应认真做好档案的鉴定工作，组织有关部门进行鉴定。凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，报分管校领导审批，任何单位和个人不得擅自销毁档案。

第三十一条  学校档案馆应做好档案的统计工作、确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和馆内各种情况数据，及时报送各种报表，并定期进行综合或专项统计分析。

第三十二条  涉及学校机密和专利的档案，学校档案馆应做好档案的安全保密工作，不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经学校档案馆馆长批准后，按规定办理相关手续。

第三十三条  对库藏档案自形成之日起满30年的（未解密或需要控制使用的部分除外），学校档案馆应按国家规定，报上级批准后，分期分批向社会开放。未经学校档案馆和有关单位同意，任何单位和个人无权公布。科技档案按国家档案局、财政部《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行，专利成果档案按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

第三十四条  学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。利用学校档案者，均应按学校档案馆的规定办理利用手续。

第三十五条  学校档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，配合有关部门编写重要参考资料。

第三十六条  学校档案工作应纳入学校信息管理网络，以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。

第三十七条  学校档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，交流管理经验和档案信息，实现资源共享。

第八章  奖励与处罚

第三十八条  根据《档案法》的有关规定，学校对在档案工作中做出显著成绩及向学校捐赠重要、珍贵档案的单位和个人予以表彰和奖励。

第三十九条  有下列行为之一者，根据情节轻重，学校将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；情节严重构成犯罪的，将移送司法机关，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）将公务活动中形成的应归档的文件材料据为己有，不按规定或不按期移交档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（七）倒卖、出卖档案的；

（八）携带禁止出境的档案及其复制件出境的。

第九章  附则

第四十条  本办法自公布之日起施行。

第四十一条  本办法由学校档案馆负责解释。

 

责任编辑：张华  审核：吕秀林