为了加快档案信息化建设进程，尽快建立功能齐全、信息集中、保存安全、方便利用的数字化档案馆，提高档案信息在学校、社会信息中的认知度和影响力，充分发挥档案信息应有的价值和作用，为我校各项事业的发展创造良好的档案信息平台，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》和《高校档案管理办法》的精神和要求，结合本单位的实际，制定本实施方案。

一、档案信息化建设的重要意义

随着电子文件的广泛应用，传统的档案管理模式已难以适应形势要求，改革档案管理的机制与手段，加快档案信息化建设进程，已是进一步发展档案事业、更好地服务经济建设的迫切任务。

1.传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段。这种档案管理方式及检索利用水平，不仅增加了档案的磨损程度，缩短了档案的寿命，而且增大了档案管理者的工作量，和档案的利用率，严重滞后于人们对档案信息的现实需要，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着计算机的普及，以及高校办公自动化的实现，使高校内部各部门的文件由过去的纸质文件逐步向电子文件过度，档案的形式也有单一的纸质文件向电子文件。光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案过度，这就要求档案管理者与时俱进的转变工作方式，适应档案信息化建设这一新形势的需要。

2.技术手段、服务方式的变化。鲁东大学校园网络建设信息化的实现，为我校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，使我校档案的中心工作发生了根本性的改变。我校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理，档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范，各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料，都可以直接录入存盘，有选择性的在网上发布信息。我校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。

3.档案信息的规范管理。我校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，更好的为我校的各项工作提供档案信息服务。我校档案信息化建设，通过为各部门发布信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于部门立卷制度的落实，提高了组卷编目的效率和质量，保证了归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平。

二、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，以服务经济建设、社会发展和广大人民群众的根本利益为出发点，努力实现档案信息社会化共享。

三、主要目标

1.实现馆藏档案信息的数据化处理和保存，建立校级档案信息保管利用中心；

2.实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；

3.实现档案信息专业化、标准化管理，提高兼容性；

4.实现档案信息的社会化共享利用。

四、主要工作内容

1.配备校级档案信息化建设所需设备、设施。

2.引进档案信息专业化的才人。

3.馆藏档案目录标准化、数据化处理报送移交。

4.现行单位所有文件、档案信息化处理移交。

5.报送、移交、管理、利用档案信息的技术规范制度的建立。

6.档案信息联网管理。

五、方法步骤

校档案信息化建设分三个阶段进行，时间从2005年7月至2010年7月，五年内完成，初步实现档案管理数字化、操作手段现代化、服务方式信息化、信息提供网络化，具体步骤如下：

第一阶段（2005.7-2007.7）着手筹建信息化档案室。

1.认真制订《鲁东大学档案信息化建设实施方案》。

2.成立鲁东大学档案信息化建设领导小组。

3.认真学习省、市、县档案信息化建设有关文件，提高认识，初步实施校级档案信息网上公布。

4.各单位对档案情况进行调查摸底。

5.初步配备档案信息化处理设备（含计算机、打印机、扫描仪、刻录机、档案软件、复印机、数码相机、摄像机等），购买符合国家软件设计标准的档案管理软件，各单位要配备适应数据处理所需设备。

6.配备档案信息数据保管所需专用柜、库和保护设备。

7.配备专业化档案信息管理人才，对全体档案管理干部进行档案信息专业知识培训。

8.制订实施《档案信息安全保管、利用规定》。

第二阶段：（2007.7-2009.7）实施校内档案信息化管理初步操作。

1.通过专业管理软件支持，输录馆藏已编各种检索目录卡片。

2.人工编制案卷级馆藏档案著录卡片，并输入档案管理软盘或光盘。

3.扫描、摄像、照相输录、存储校级重要档案全文。

4.扫描、摄像、照相输录、存储校内学生学籍档案、基建文件、科研项目、财会等各项档案。

5.推行校内文件档案全文信息软盘或光盘移交接收。

6.接收现行单位室藏档案机读目录，建立档案目录中心数据库。

7.人工编制重要全宗、重要档案、高频率利用档案文件级著录卡，并输录微机。

第三阶段：实施档案信息规范化、正常化运作，（2009.7-2010.7）

1.全面实施馆藏档案案卷级目录和现行单位移交档案案卷级目录著录输入存储。

2.对各建档单位实施馆藏档案和现行单位移交档案及现行文件级目录、全文数据进行著录存储。

3.建立档案信息服务工作站系统，配备服务器、光盘机、网络软件、用户终端等，实现互动互查。

4.完成校内各部门档案信息联网。

六、组织领导

档案信息化建设任务繁重，专业技术性强，工作量大、面广，需要各级、各部门、各单位的大力支持与配合，为了切实加强对档案信息化建设工作的领导，我校已组成档案信息化建设领导小组，负责组织、协调、督办档案信息化工作，力争早日建成档案信息网，为我校实施办公自动化、传递信息化、管理数字化打下坚实的基础。

 责任编辑：张华  审核：吕秀林